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Registration/Inscription

New National “Membership” Refund Policy and Process

Scouts Canada’s National Operations will be sending out an official notification regarding the development of a new standardized refund policy and process very shortly.  This policy will replace any and all Council documentation that you have seen in past registration packages, so please delete or recycle old refund material that you may have in your files.

Information will be posted on the Council websites adding the policy, procedures and documentation shortly after the official announcement.

 

2014-15 Registration Packages – Please Send Direct to the Council Office

We know that all Groups are diligently working to register Participants and Volunteers in Myscouts.  For those members who have been able to Self-register on-line, this should make the work of the Group much easier as there is no paperwork or payment to contend with.  However, for those Groups who are doing the more traditional method of registration (i.e. collecting registration forms and payment), we encourage you to enter these individuals in to Myscouts as quickly as you are able.  A registered member, is an insured member.

Once you are done with your registration “batch”, please forward it to the Council office at the address below.  Council is not requiring Areas to conduct reviews of the Group registration packages as has been done in the past.  This is being done in an attempt to close the gap between when registrations have been entered by the Group Registrar and when the Council receives the paperwork and payment. 

30-day turn-around - We ask that Groups do their best to submit registration packages with the plan of a 30-day turn-around from when a batch was created.  Do not hold onto registrations for several months as has been the case with some Groups.

Close each batch – Every registration package sent to the Council office must be part of a unique “batch”.  In other words, if you register 10 Participants and 3 Volunteers, you will have opened a batch that includes each of them and then you will need to close the batch when you are ready to send the package to the Council office.  This batch must be closed, and then start a new one.  This will help keep your online registration records much cleaner.

Give us a note - We realize that there are any number of registration scenarios (there are too many to try to list here) that could cause delays in a package being sent to the Council office.  Our request of you is to send the package anyway (keeping in mind the 30-day expectation), but provide a covering note explaining the situation.  It will help us pinpoint the issue and prevent a lot of extra work trying to figure out why it looks the way it does.

We sincerely appreciate that everyone is working hard to comply with Scouts Canada registration requirements.  With your help, we will tackle every issue in the best way possible.

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Nouvelle politique et procédure nationales de remboursement de « l'adhésion »

Le service national de gestion de Scouts Canada enverra bientôt un avis officiel concernant la mise en place de nouvelle politique et procédure normalisées de remboursement. Cette politique remplacera tous les documents du conseil que vous avez reçus dans les trousses d'inscription par le passé, par conséquent, nous vous demandons de détruire ou de recycler les anciens documents de remboursement que vous avez dans vos dossiers.

Les renseignements seront affichés sur les sites Web des conseils peu de temps après l'annonce officielle, incluant la politique, la procédure et les documents.

 

Trousse d'inscription 2014-2015 – Envoyer directement au bureau du conseil

Nous savons que tous les groupes travaillent avec zèle pour inscrire les participants et les bénévoles dans MyScouts. Le travail du groupe sera beaucoup plus facile si les membres ont été capables de s'inscrire eux-mêmes en ligne puisqu'il n'y a pas de papier ou de paiement à manipuler. Toutefois, pour les groupes qui utilisent une méthode plus traditionnelle d'inscription (c.-à-d. formulaire d'inscription et paiement), nous les encourageons à entrer les personnes dans MyScouts le plus tôt possible. Un membre inscrit est un membre assuré

Une fois votre « lot » d'inscriptions terminé, veuillez faire parvenir le tout au bureau du conseil à l'adresse ci-dessous. Le conseil n'exige plus que le secteur vérifie les trousses d'inscriptions des groupes, comme par le passé. Cette procédure cherche à réduire l'écart de temps entre le moment où le registraire de groupe entre les inscriptions et le moment où le conseil reçoit les papiers et les paiements. 

Délai de 30 jours – Nous demandons que les groupes fassent de leur mieux pour soumettre les trousses d'inscriptions à l'intérieur d'un délai de 30 jours à partir de la création d'un lot. Ne retenez pas les inscriptions pour plusieurs mois comme ce fut le cas pour certains groupes.

Fermer chaque lot – Chaque trousse d'inscriptions envoyée au bureau du conseil doit être un lot « unique ». En d'autres mots, si vous inscrivez 10 participants et 3 bénévoles, vous aurez ouvert un lot qui inclut chacun d'entre eux et vous devrez fermer le lot lorsque vous serez prêt à envoyer la trousse au bureau du conseil. Ce lot doit être fermé, puis vous en créer un nouveau. Cette procédure permettra que vos dossiers d'inscription en ligne soient beaucoup plus clairs.

Nous aviser – Nous réalisons qu'il y a de nombreux scénarios d'inscriptions (trop pour que nous puissions les énumérer tous) qui peuvent entraîner des délais pour l'envoi des trousses au bureau du conseil. Nous demandons que vous envoyiez la trousse de toute façon (en gardant à l'esprit le délai de 30 jours) et en y joignant une note expliquant la situation. Cela nous aidera à identifier le problème et nous évitera beaucoup de travail additionnel pour essayer de comprendre le dossier qui nous est remis.

Nous apprécions véritablement le travail remarquable que chacun exécute pour se conformer aux exigences d'inscription de Scouts Canada. Avec votre aide, nous nous attaquerons à chaque problème au meilleur de notre connaissance.

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Apple Hill Scout Reserve, 18739 Kenyon Concession 2 Apple Hill, ON, K0C 1B0
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